Електронна форма товарно-транспортної накладної: Як бізнесу пристосуватися до змін

Ще у 2013 році великі українські компанії спробували перейти на електронний документообіг (ЕДО) – вийшло не у всіх, але проєкт отримав майбутнє. У липні 2019 року в Україні набрав чинності наказ Міністерства інфраструктури № 413, який дозволив бізнесу користуватися електронними ТТН на рівні з паперовими бланками

Але окрім дозволу на користування, документ ніяк не регулює процеси оформлення та обміну е–ТТН, через що виникає чимало плутанини, як саме та де це робити.

Ще у 2013 році великі українські компанії спробували перейти на електронний документообіг (ЕДО) – вийшло не у всіх, але проєкт отримав майбутнє. У липні 2019 року в Україні набрав чинності наказ Міністерства інфраструктури № 413, який дозволив бізнесу користуватися електронними ТТН на рівні з паперовими бланками. Але окрім дозволу на користування, документ ніяк не регулює процеси оформлення та обміну е–ТТН, через що виникає чимало плутанини, як саме та де це робити.

Тож бізнес доволі "холодно" сприйняв нові можливості. За два роки існування проєкту, запровадити е–ТТН у свої бізнес–процеси вдалося близько 500 юридичним особам чи фізичним особам –підприємцям – з понад 25 000 українських підприємств за підсумками 2020 року.

Створювати е–ТТН українські підприємці можуть на популярних платформах електронного документообігу.

Зараз атестовано вісім провайдерів таких послуг:"Вчасно", "Документ–онлайн", EDIN, "ППЛ 33–35", MEDoc, "Совтес", "Смарттендер", "Оптіма ДОК".

Однак, щоб процеси обробки електронних документів працювали належним чином, й всі учасники ланцюжка могли обмінюватися ними – і відправник, і транспортна компанія, і вантажоодержувач повинні використовувати систему електронного документообігу, яка має інтеграцію з центральною базою даних Міністерства інфраструктури України. Власне вона й повинна забезпечувати так звану інтероперабельність. Наразі провайдери інтегруються з центральною базою даних, після чого буде можливим обмін даними з базою МІУ та між собою.

Однак,навіть за умови використання електронних форм всіма трьома учасниками, бізнес поки що все одно повинен мати одну паперову копію з усіма підписами.  Саме її вимагають інспектори Державної служби з безпеки на транспорті, оскільки їм поки бракує обладнання для перевірки електронних документів та немає доступу до бази даних.

Ще одна проблема у тому, що як тільки накладено КЕП (кваліфікований електронний підпис) когось з учасників ланцюга, електронна товарно–транспортна накладна стає незмінним документом. Після цього її – як би та не виглядала та якого формату вона би не була – вже неможливо змінити. Єдиний варіант вносити зміни – створювати коригуючі акти, але всі учасники процесу мають повторно накласти свої КЕПи, чи підтвердити згоду з такими змінами, що трохи ускладнює процес. 

Оскільки згаданий вище наказ Міністерства інфраструктури України не регулює умови створення та обміну е–ТТН, за підтримки USAID/UK aid проєкту “Прозорість та підзвітність у державному управлінні та послугах/ TAPAS” було запропонувано внести відповідні зміни до законопроєкту "Про автотранспорт" – з 1 жовтня він набрав чинності. Закон надає визначення реєстру товарно-транспортних накладних, необхідного для створення спільної бази даних. І це ключова відмінність від чинної системи – завдяки реєстру вдасться уникнути наявних проблем.

Тепер уряду залишилось ухвалити постанову про функціонування реєстру – після цього з 1 серпня 2022 року е–ТТН стане обов’язковою для всіх перевезень загальної групи товарів.

Але вже зараз провайдери інтегрують свої електронні бази – щоб приєднатися до системи, доопрацювати свої платформи, та пройти тестування (стосується навіть вже зареєстрованих) у них є час до 1 березня.

Окрім спільного реєстру, нова система передбачає ще одну важливу відмінність від чинної –  формат е–ТТН. За принципом європейського формату було використано міжнародний стандарт UN/CEFACT для формування структури XML–файлів – він дає змогу доповнювати інформацією документ кожній стороні. Натомість буде видно, хто що вносив.

Для внесення коректив можна буде використовувати коригуючі акти – наприклад, акт перевантаження з одного транспорту в інший. Буде близько восьми варіантів таких додатків: наприклад, зміна пункту розвантаження, використання проміжних складів, перепломбування тощо. Вони теж обов’язково будуть електронними. Вже на початку наступного року буде доступний приклад стандартних форм для актів, але бізнес може вже зараз вносити свої пропозиції.  

Важливо,що у самому реєстрі не зберігатимуться документи про торговельно–транспортні операції. Система не накопичуватиме дані про ціну, кількість тощо. Її завдання зібрати метадані про ТТН учасників процесу перевезень, точок, з якої та в яку прямує товар, вагу товару та його групу – загальна чи спеціальна. У системі зберігається посилання на автора кожного документу. Той, хто його створив, також реєструє сторони ТТН, система фіксує та наповнює так званий конвеєр подій, доступний для кожної сторони, саме за допомогою цього механізму забезпечується обмін даними між усіма учасниками. Якщо хтось із них прийде в систему з будь–якого провайдеру ЕДО, що приєднався до неї – він отримає всі свої документи.

Відмітимо, що умови оформлення е–ТТН для різних галузей бізнесу – різні. Так, з 1 серпня обов’язковими е–ТТН стануть для бізнесу, який перевозить товари загальної групи, і де отримувачем товару є юридична особа. Для випадків, коли отримувачем є фізична особа, згодом теж спробуємо надати інструменти для е–ТТН, але поки це складно організувати з низки причин, зокрема через те, що кінцеві споживачі здебільшого не мають електронних підписів.

Найбільше від запровадження е–ТТН виграє логістичний бізнес – не потрібно буде возити купи документів. А готовий до їх впровадження найбільше ритейл – той вже використовує електронні накладні для взаємодії зі своїми постачальниками.

Також відносно легко буде інтегруватися в систему бізнесу, який працює у галузях лісового господарства, виробництва та продажу спирту та алкогольних напоїв. У цих груп товарів вже є оцифровані реєстри ТТН – їм потрібно буде лише доєднатися до центрального компоненту.

Хоча остання група належить до так званих спецтоварів – також у переліку нафтопродукти, хліб та молоко та інші – на них вимога про обов’язкові е–ТТН з 1 серпня не поширюється. Для них е-ТТН може стати обов’язковою вже у 2023 році.

Найбільша група ризику для впровадження е–ТТН – аграрний бізнес. Не на кожному полі є доступ до інтернету та електронних ключів, щоб підписати документ. Додаткові складнощі можуть бути спричинені слабкою цифровою обізнаністю робітників. Також у полі може бути складно визначити правильну вагу вантажу під час формування накладної.

Але оскільки найбільше перевантажень на дорогах саме там, з 1 серпня е–ТТН стане для них обов’язковою. Втім для агрокейсів опрацьовується варіант, коли зазначатиметься приблизна вага (з допустимим перевантаженням), але з вимогою: коли машина приїжджає на пункт прийняття, вони зобов’язані зафіксувати чітку вагу.

Відповідальність за порушення норм про обов’язкові е–ТТН вже прописана у законі про габаритно–ваговий контроль на транспорті, який набрав чинності 1 жовтня 2021 року (ст. 132–2 КпАП). Зокрема, за порушення вимог оформлення та внесення відомостей до товарно–транспортної накладної загрожує адмінштраф у розмірі від 1000 до 3000 неоподатковуваних мінімумів (від 17 000 до 51 000 грн).

Український бізнес можна поділити на сіру та білу частини. Проти запровадження е–ТТН може бути "сірий" бізнес, оскільки він побоюється, що дані про їхні перевезення стануть доступними Міністерство інфраструктури України та перевіряючим органам. Їм простіше заповнити "на колінках" ці кілька документів, поставити підписи та поїхати далі, а не декларувати доходи чи "світити кеш".

Тож перша порада для бізнесу – усвідомити, що попри скепсис е–ТТН справді стане обов’язковим вже з 1 серпня. Друга: зрозуміти, яку роль виконує конкретний бізнес у ланцюжку забезпечення товарами та адаптувати свої процеси під використання електронної форми.

Уже зараз варто обрати свого провайдера, з яким їм буде зручніше працювати.

Тоді є всі шанси отримати від нього не "пакетний" набір послуг, а справді робочий адаптований під ваш бізнес продукт.