Державний Архів Вінницької області

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови
облдержадміністрації
від ___ травня 2009 року № ____


Положення про Державний архів Вінницької області

1. Державний архів Вінницької області (Далі – державний архів) є структурним підрозділом Вінницької облдержадміністрації, що утворюється головою облдержадміністрації, і підзвітний та підконтрольний голові облдержадміністрації і Держкомархіву України.

2. Державний архів у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами Держкомархіву України, розпорядженнями голови облдержадміністрації, рішеннями обласної Ради, а також цим положенням.

3. Основними завданнями державного архіву є:

- реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території області, координація діяльності органів державної влади, підприємств, установ, організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства;

- внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення обліку та постійне зберігання цих документів, а також використання відомостей, що в них містяться;

- проведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства та археографії, впровадження досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику діяльності архівних установ;

- здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

4. Державний архів відповідно до покладених на нього завдань:

1) забезпечує постійне зберігання, охорону, реставрацію, консервацію документів Національного архівного фонду, переданих до архіву органами державної влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності та об’єднаннями громадян, які діють, або діяли на території області; документів особового походження;

службових видань, що не надходять у встановленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек-депозитаріїв;

документів юридичних і фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону;

страхового фонду копій особливо цінних і унікальних документів, копій документів з історії області, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках;

облікових документів державного архіву та архівних довідників (описів, каталогів, картотек, путівників, комп’ютернкх дискет тощо), а також друкованих видань та інших матеріалів, що належать до довідково-інформаційного фонду державного архіву;

2) створює страхові копії та копії фонду користування особливо цінних документів, що зберігаються в державному архіві, та профільних унікальних документів незалежно від місця зберігання і форм власності на них;

3) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ незалежно від форм власності та підпорядкування, веде їх реєстр;

4) веде державний облік профільних документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форм власності на них, здійснює контроль за їх збереженістю, обліком та використанням відомостей, що в них містяться;

5) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форм власності на них;

6) організовує роботу щодо віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документів, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання і страхування;

7) визначає джерела комплектування архіву документами Національного архівного фонду;

8) проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних документів, які знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії області;

9) приймає на прохання юридичних і фізичних осіб документи Національного архівного фонду, що є власністю цих осіб, на постійне чи тимчасове зберігання;

10) здійснює контроль за дотриманням правил торгівлі антикварними речами в частині продажу архівних документів, реалізовує переважне право держави на придбання профільних документів Національного архівного фонду, а в разі їх продажу, звертається до суду з позовом про передачу у власність держави архівних документів, які не мають власника бо власник яких невідомий;

11) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства, експертних комісій в органах державної влади, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форм власності, що пребувають у зоні комплектування архіву, з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберігання документів;

12) здійснює контроль за складанням та додержанням номенклатури справ підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та об’єднань громадян, що перебувають у зоні комплектування державного архіву;

13) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів;

14) надає користувачам архівні документи і довідковий апарат до них, інформує про документи, відомості з яких можуть бути ними використані, забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обґрунтування, спростування чи додаткових відомостей про особу;

15) забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереженість документів, що становлять державну таємницю, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, у тому числі скасовує рішення про віднесення інформації до державної або іншої таємниці;

16) забезпечує видачу архівних довідок, копій документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб;

17) публікує в установленому порядку документи Національного архівного фонду, випускає довідково-інформаційні видання і посібники з архівної справи та діловодства;

18) здійснює науково-методичне керівництво і контроль за діяльністю архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення, трудових архівів;

19) складає і подає для затвердження в установленому порядку проекти обласних цільових програм, бере участь у розробці проектів державних цільових програм, затверджує плани розвитку архівної справи в області, забезпечує їх виконання;

20) вживає заходів для вдосконалення мережі державних та інших місцевих архівних установ;

21) подає облдержадміністрації пропозиції щодо створення архівних установ для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території області, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудових архівів);

22) здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архіві, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування;

23) надає допомогу юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, в поліпшенні умов їх зберігання, реставрації та створенні фондів користування;

24) надає платні послуги юридичним і фізичним особам згідно з переліком, затвердженим Кабінетом Міністрів України, та у порядку, затвердженому Держкомархівом України;

25) бере участь у плануванні капітальних вкладень у будівництво місцевих архівних установ;

26) сприяє залученню фахівців до роботи в архівних установах області, організовує підвищення їх кваліфікації;

27) здійснює разом з науковими установами або самостійно наукові дослідження з архіво- і документознавства, археографії, впроваджує в практику їх результати, поширює науково-технічну інформацію з архівної справи та діловодства;
28) організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду;

29) виконує інші функції, що випливають з покладених на архів завдань.

5. Державний архів має право:

- одержувати в установленому порядку від підрозділів облдержадміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, громадян та їх об’єднань інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

- вимагати від юридичних і фізичних осіб, які є власниками архівних документів, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

- звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

- порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

- порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

- установлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються архівом на платній основі, відповідно до порядку, затвердженого Держкомархівом України;

- скликати наради з питань, що належать до його компетенції.

6. Державний архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами облдержадміністрації, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян.

Працівники державного архіву мають право на відвідування за його дорученням чи дорученням Держкомархіву України архівних підрозділів і служб діловодства органів державно влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та об’єднань громадян, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

7. Державний архів очолює директор, який призначається на посаду і звільняється з посади головою облдержадміністрації за погодженням з Держкомархівом України.

Директор має заступників, які призначаються на посаду та звільняються з посади головою облдержадміністрації за його поданням, погодженим з Держкомархівом України.

8. Директор архіву:

- здійснює керівництво діяльністю архіву, несе персональну відповідальність за виконання покладених на архів завдань, визначає ступінь відповідальності своїх заступників і керівників структурних підрозділів архіву;

- затверджує положення про структурні підрозділи і функціональні обов’язки працівників архіву;

- видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання;

- розпоряджається коштами архіву в межах затвердженого на його утримання кошторису;

- призначає на посаду і звільняє з посади працівників архіву;

- вирішує питання про видачу документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архіві, юридичним особам у тимчасове користування поза архівом та про доступ користувачів до роботи над документами;

- погоджує призначення на посаду та звільнення з посади керівників архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення.

9. В державному архіві для погодженого вирішення питань, що належать до його компетенції, утворюється колегія у складі директора архіву (голова колегії) та його заступників за посадою, а також інших працівників державного архіву. До складу колегії можуть входити керівники інших структурних підрозділів облдержадміністрації.
Склад колегії затверджується головою облдержадміністрації за поданням директора архіву.
Рішення колегії провадяться в життя наказами директора архіву.

10. Для розгляду методичних та практичних питань, пов’язаних з проведенням експертизи цінності документів, державний архів утворює експертно-перевірну комісію.

Склад і положення про експертно-перевірну комісію затверджує директор архіву відповідно до типового положення, затвердженого Держкомархівом України.

11. Для розгляду питань проведення науково-дослідної та видавничої роботи у сфері архівної справи та діловодства, вирішення інших питань відповідно до покладених завдань в державному архіві можуть утворюватися постійно діючі та тимчасові ради, комісії і робочі групи.

Склад цих рад і комісій та положення про них затверджує директор архіву.

12. Державний архів утримується за рахунок коштів державного бюджету.
Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників, кошторис та штатний розпис архіву затверджує голова облдержадміністрації.

13. Державний архів є юридичною особою, має самостійний баланс, рахунки в органах Державного казначейства, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.


___________________________